Przegląd dokumentacji technicznej i archiwizacja akt kat. A i B - RFP

„Przegląd dokumentacji technicznej i archiwizacja akt kat. A i B”

SPECYFIKACJA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

Przegląd dokumentacji technicznej i archiwizacja akt kat. A i B znajdującej się w Archiwum Zakładowym

I. Przedmiotem postępowania jest wykonanie przeglądu dokumentacji technicznej i archiwizacja akt kat. A i B znajdującej się w Archiwum Zakładowym, który realizowany będzie w następujących Etapach i terminach:

1) Etap I – obejmujący:

a) przegląd dokumentacji technicznej w ilości do 65 m.b. oraz

b) archiwizację akt kategorii A w ilości nie mniejszej niż 10 m.b.

w terminie do 31.12.2024 r.;

2) Etap II – obejmujący:

a) archiwizację akt kategorii A w ilości 15 m.b., z zastrzeżeniem pkt 1 lit b powyżej oraz

b) archiwizację akt kategorii B w ilości do 50 m.b.

w terminie do 30.04.2025 r.

zgodnie z poniższymi wytycznymi:

1. Zakres prac:

1) Przegląd dokumentacji technicznej:

· weryfikacja prawidłowości opisów teczek poprzez weryfikację zawartości teczek na zasadzie ogólnego sprawdzenia tematyki oraz miesięcy i lat skrajnych, a także sprawdzenia zgodności opisu w odniesieniu do haseł klasyfikacyjnych z obowiązującego w czasie wytworzenia dokumentacji Rzeczowego Wykazu Akt Zleceniodawcy, a w przypadku jego braku obecnie obowiązującego Rzeczowego Wykazu Akt Zleceniodawcy;

· naniesienie korekt w opisie teczki w przypadku wykrycia rozbieżności na bazie czynności opisanych w podpunkcie powyżej;

· rozdzielenie dokumentacji na kat. A i B;

· zakwalifikowanie dokumentacji kat. B do brakowania lub do dalszego przechowywania na bazie wykazu obiektów i urządzeń dostarczonego przez Zleceniodawcy w uzgodnionej przez Strony formie.

2) Archiwizacja dokumentacji kat. B:

· pozostawienie akt spraw w istniejących teczkach - obwolutach tekturowych (i bez ingerowania w układ zawartości teczek); w przypadku konieczności spakowania dokumentacji do teczek odpowiednie materiały zapewni Zleceniodawca,

· usystematyzowanie teczek w kolejności symboli klasyfikacyjnych właściwego Rzeczowego Wykazu Akt (RWA) Zleceniodawcy,

· usunięcie elementów plastikowych, jeśli występują; w przypadku dokumentacji przeznaczonej do brakowania zawartość teczki nie będzie ponownie zszywana po usunięciu elementów plastikowych (zawartość takich teczek zostanie zabezpieczona przed rozsypem w sposób uzgodniony ze Zleceniodawcą, np. poprzez związanie węzłem archiwalnym),

· opisanie obwolut (lub uzupełnienie opisów) na zewnętrznej stronie poprzez umieszczenie następujących elementów opisu:

a) nazwa jednostki i komórki organizacyjnej,

b) znak teczki lub symbol klasyfikacyjny z RWA (gdy nie będzie możliwe ustalenie symbolu komórki organizacyjnej),

c) kategoria archiwalna,

d) tytuł teczki,

e) daty krańcowe (roczne);

· zewidencjonowanie uporządkowanej i usystematyzowanej dokumentacji w formie elektronicznego spisu zdawczo-odbiorczego zgodnie ze wzorem określonym przez Instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów dla dokumentacji podlegającej dalszemu przechowywaniu oraz dokumentacji podlegającej brakowaniu; sporządzenie wydruku w 1 egzemplarzu każdego spisu zdawczo – odbiorczego dokumentacji podlegającej dalszemu przechowywaniu;

· wykonanie elektronicznych spisów dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu zgodnie ze wzorem określonym przez Instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów; sporządzenie wydruku w 1 egzemplarzu każdego spisu dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu;

· przygotowanie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej zgodnie ze wzorem określonym przez Instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów;

· przygotowanie wniosku o wydanie opinii przez Archiwum Państwowe w sprawie brakowania dokumentacji niearchiwalnej zgodnie ze wzorem określonym przez Instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów.

3) Archiwizacja dokumentacji kat. A:

· realizacja prac zgodnie z obowiązującymi Zleceniodawcy normatywami kancelaryjno – archiwalnymi;

· zapewnienie materiałów archiwizacyjnych: teczek bezkwasowych, pudeł bezkwasowych, taśmy „bobinki” może leżeć zarówno po stronie Zleceniobiorcy,

· przewożenia akt kat. A do docelowej lokalizacji zapewni Zleceniodawca,

· zewidencjonowanie uporządkowanej i usystematyzowanej dokumentacji w formie elektronicznego spisu zdawczo-odbiorczego zgodnie ze wzorem określonym przez Instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów dla dokumentacji podlegającej dalszemu przechowywaniu oraz dokumentacji podlegającej brakowaniu; sporządzenie wydruku w 1 egzemplarzu każdego spisu zdawczo – odbiorczego dokumentacji podlegającej dalszemu przechowywaniu,

· układanie zarchiwizowanych pudeł z teczkami w docelowej lokalizacji.

1. Miejsce realizacji prac:

· Przedmiot Umowy będzie realizowany w KGHM Polska Miedź S.A. Oddział Huta Miedzi „Cedynia” w Orsku;

· Zleceniodawca zobowiązany będzie do zapewnienia w całym okresie realizacji prac pomieszczenia do wyłącznej dyspozycji Zleceniobiorcy o odpowiedniej wielkości, wyposażonego w stoły lub biurka, zlokalizowanego w najbliższej odległości od obecnego miejsca składowania dokumentacji;

· praca w godzinach 7.00 – 15.00, istnieje możliwość przedłużenia czasu pracy po wcześniejszym zgłoszeniu i uzyskaniu zgody ze strony Oddziału.

1. Szacowana ilości dokumentacji:

· Przegląd dokumentacji technicznej – do 65. mb;

· Archiwizacja akt kat. B – do 50 mb;

· Archiwizacja akt kat. A – do 25 mb.

1. Pozostałe warunki realizacji Przedmiotu Umowy:

· stała współpraca z Archiwistą Zakładowym i bieżące raportowanie postępów procesu;

· nie dopuszcza się udziału Podwykonawców;

· kadra dydaktyczna do wykonania zadania – min. 2 osoby posiadające kursy kancelaryjno-archiwalne I-go stopnia potwierdzone egzaminem państwowym lub ukończone i potwierdzone dyplomem studia archiwalne,

· brak możliwości wywożenia dokumentacji w czasie porządkowania.

Szczegółowy zakres rzeczowy został wyspecyfikowany w załączonym Projekcie Umowy- dostępny po zalogowaniu do systemu zakupowego SAP Ariba.

Miejsce realizacji:

Miejsce świadczenia usługi: Huta Miedzi Cedynia w Orsku, 59-305 Rudna

Termin realizacji:

Termin realizacji usługi:

I Etap – w terminie do 31.12.2024 r.

II Etap - w terminie do 30.04.2025 r.

Warunki udziału w postępowaniu:

Warunkiem udziału w postępowaniu jest załączenie skanu poprawnie wypełnionych formularzy:

1. Instrukcja Płatnicza.

2. Oświadczenie o zachowaniu poufności

3. Oświadczenia Wykonawcy.

4. Karta Wykonawcy.

5. Oświadczenie RODO

Termin ważności oferty: 45 dni

Zamawiający zastrzega możliwość dokonania zmiany ogłoszenia oraz warunków postępowania zakupowego.

Termin zadawania ewentualnych pytań upływa na 2 dni robocze przed terminem składania ofert.

Zamawiający zapewnia możliwość uzyskania dodatkowych informacji podczas wizji lokalnej na obiekcie, której termin ustalany będzie indywidualnie na zgłoszenie Oferenta.

W przypadku zainteresowania udziałem w postępowaniu proszę o wiadomość e-mail z prośbą o dodanie do postępowania w celu otrzymania zaproszenia do udziału.

Jeżeli nie są Państwo zarejestrowani w Bazie Dostawców KGHM, prosimy o wcześniejszą samo-rejestrację korzystając z poniższego linku: